顯性知識:如何最好地捕獲和傳輸它

2021-06-1620:31:13顯性知識:如何最好地捕獲和傳輸它已關閉評論

顯性知識:如何最好地捕獲和傳輸它

歡迎閱讀了解顯性知識的最全面指南。

每個企業的成功,從熱狗攤到大型企業,在很大程度上取決于其獲取和共享組織知識的能力。

試想一下:您對客戶、產品、競爭對手和整個行業的了解越多,您實現業務目標的可能性就越大。

現在,在許多情況下,您的員工擁有的知識存在于他們的思想和直覺中。這種知識形式——被稱為隱性知識部落知識——是通過個人經驗和背景獲得的。

但另一種形式的信息——稱為顯性知識——同樣有價值。與隱性知識相反,顯性知識是有形的、具體的,并記錄在您企業的文檔和數據庫中。

在本文中,我們將深入探討顯性知識的概念,并向您展示如何在組織內有效地獲取和傳遞它。

我們將涵蓋:

  • 顯性知識定義
  • 顯性知識與隱性知識
  • 顯性知識和隱性知識如何相互依賴
  • 為您的組織獲取顯性知識的好處
  • 如何在組織內有效地獲取和轉移顯性知識

什么是顯性知識?

顯性知識是知識管理領域的關鍵思想之一,是指易于表達、記錄和共享的知識。

換句話說,如果您擁有可以處理、存儲、組織和解釋的數據,那么您就擁有了顯性知識。

這類知識存在于書籍、數據庫、程序手冊、操作視頻等材料格式中。

例如,包含趨勢、消費者行為和競爭分析的市場研究報告可幫助您識別新機會,這是一種寶貴的顯性知識形式。

顯性知識與隱性知識

顯性知識的一些其他示例是:

  • 經過驗證的銷售流程可幫助您的團隊完成更多交易。
  • 一份正式的客戶投訴檔案,其中包含有關如何處理這些投訴的建議。
  • 有效的入職程序,可幫助新員工獲得提高工作效率所需的專業知識。

相比之下,隱性知識的一些等效示例是:

  • 知道詢問潛在客戶進行銷售的確切時間。
  • 知道如何同情和平息憤怒的顧客。
  • 了解新員工何時需要個人指導以發揮其潛力。

需要記住的是,雖然我們使用術語“隱性”和“顯性”來定義不同類型的知識,但實際上,大多數知識都存在于一個范圍內。

事實上,所有的知識都是有價值的。話雖如此,讓我們來看看這兩種類型的知識是如何相互作用的。?

知識螺旋:顯性知識和隱性知識如何相互作用

在比較顯性知識與隱性知識時,重要的是要了解這兩種類型的知識如何相互受益以及您應該如何在公司內利用它們。

仔細想想,新知識總是從個人層面開始。它可能是經理對市場趨勢的直觀感受,有助于創造有價值的新產品概念?;蛘呤且晃话l現了加速開發生命周期方法的創新工程師。?

無論新想法是什么,個人的個人知識(或隱性知識)都會轉化為對整個公司有幫助的組織知識(顯性知識)。這個過程被稱為外化。

但是,將隱性知識轉化為顯性知識并不是知識在組織內轉移的唯一方式。以下是另外三種方式:

默契到默契:當技能和知識直接從一個人分享給另一個人時 - 想想新的銷售人員可能如何通過效仿貴公司的最暢銷產品來學習。

顯式到顯式:當現有的顯性知識被收集并合成為新知識時。例如,當財務團隊從各個部門收集信息以呈現公司的年度預算時。?

顯性到隱性:當新知識在整個組織中傳播時,員工可以開始將其內化并使用它來增強和擴展他們自己的個人知識。例如,入職文件可用于傳達新員工可以利用的關鍵想法和概念來創造新的創新。

因此,當個人可以訪問并應用明確的組織知識時,他們正在為新的隱性知識扎根(這個過程稱為內化)創造沃土。

換句話說,顯性知識和隱性知識是同一知識螺旋的兩個組成部分。一個饋入另一個以創建一個向上的軌跡,從而增強組織內的知識量。

獲取和傳輸顯性知識的好處

既然我們已經掌握了顯性知識是什么,你可能會想:‘我為什么要費心去獲取和轉移顯性知識呢?”

嗯,除了是推動組織內知識增長的基礎之外,還有四個關鍵原因:

增強決策

在正確的時間擁有正確的信息是做出正確決策的基礎。但是,當員工在特定問題上需要幫助時,他們最終可能需要等待數小時才能獲得 Slack 或電子郵件回復以獲取所需信息。?

利用組織的各種知識并使其即時訪問意味著員工可以獲得所需的信息,以便為組織做出更快、更明智的決策。

盡量減少重復工作

如果您已經創建了一個有效的流程,那么每次出現類似需求時,確保其他人使用相同的流程是有意義的。?

例如,如果 A 寫了一份解決問題的文檔,那么 B 就沒有必要從頭開始弄清楚如何解決問題。相反,他們只需重復使用經過驗證的解決方案即可節省時間、簡化工作并加快進度。

獲取和轉移顯性知識可讓您避免重復已經完成的工作,并騰出時間專注于更高效的任務。

防止知識丟失

如果您組織的關鍵成員離開,他們可能會在他們身后留下巨大的知識差距 - 特別是如果他們是唯一知道如何處理您業務的關鍵方面的人。?

在出發前整理和分享他們的知識可確保您不會失去他們在工作中獲得的所有智慧。此外,它使他們的替代品更容易彌補不足。

并且隨著時間的推移進行記錄,您將建立一個有價值的知識庫,可以幫助您的企業做一些事情,例如創建優秀的入職計劃或減少客戶項目的交付時間。

開發更穩健的流程和程序

編寫有效的標準操作程序是確保遵守最佳實踐并提供可預測的高質量結果的好方法。但是,如果您沒有掌握使其有用所需的必要知識,就不可能編寫 SOP(或任何流程文檔)。

通過創建用于記錄、存儲、組織和交流公司集體知識的系統,您將能夠制定標準化流程和程序,使您的組織能夠一次又一次地執行出色的工作。

如何獲取顯性知識并將其用于您的優勢

到目前為止,您已經對什么是顯性知識、它在推動組織發展中的作用以及它值得捕獲的四個原因有了很好的了解。

現在讓我們進入并探索如何真正做到這一點。

進行文件審核

首先,您需要確定組織文檔的哪些區域需要更新。如果你有一段時間沒有更新你的文檔,很有可能它可以使用整容。

為此,您需要:

  • 閱讀您的文件并評估它們的相關性、準確性和有效性
  • 刪除任何過時的信息或無用的文檔
  • 簡化讀者難以理解的任何文件

了解您的文檔是否準確非常簡單。但評估它的理解難易程度是一個小技巧。值得慶幸的是,您可以使用ReadableHemingway editor等工具來幫助您獲得可讀性分數、估計閱讀時間和更多相關數據。

梳理完文檔后,您可能會對組織的顯性知識的差距有一個很好的了解。

但是為了進一步縮小您的關注范圍,您可以:

  • 詢問您的員工他們認為知識差距在哪里
  • 查看客戶的評論和反饋,了解他們可以從哪些方面受益于額外的知識
  • 檢查組織內團隊的績效,這些績效可能會通過獲得更多知識而得到改善

完成此操作后,您應該可以更好地開始將知識記錄任務分配給組織內的相關用戶。

創建內容創建指南

您公司的顯性知識不應被視為靜態資產。相反,您應該將其視為一種動態資源,隨著不同員工影響其發展和結構而不斷發展。

這就是為什么開發內容創建框架對于確保隨著公司知識增長的一致性至關重要。如果沒有既定規則,您最終會導致員工以不同的格式和風格創建內容,這會損害理解。

許多現代知識管理系統允許您完全控制格式、創作和結構——這對保持文檔的統一大有幫助。

根據需要調整您的內容指南,但始終保持規則以幫助您的員工在添加組織知識時保持一致。

鼓勵全組織參與

您的員工隊伍中包含的集體知識非常強大。為了充分捕捉它,您應該鼓勵所有員工為您的知識庫做出貢獻。

優質的 KMS 將能夠將您的團隊連接到協作社區環境中,在那里他們可以創作、組織和修改內容。

顯性知識:如何最好地捕獲和傳輸它

說明:Helpjuice 讓創作和格式化變得簡單

無論您的組織規模如何,匯集多種思想和觀點將幫助您獲取最有用和最相關的知識。

細分和組織您的知識

在知識的海洋中跋涉以找到一條信息金塊并不好玩。但是隨著組織的發展,他們的文檔變得如此雜亂無章,以至于幾乎不可能輕松找到您正在尋找的內容,這是很常見的。

這很重要,因為如果正確的信息在正確的時間沒有在手邊,那么它對您的員工或客戶就沒有多大用處。

解決方案?從第一天開始就進行適當的細分。使用知識管理解決方案,可以輕松地組織和瀏覽您的知識庫。理想情況下,您應該設置不同的類別、項目和團隊,以便沒有人因不相關的信息而過載。

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在這里也不能低估搜索功能的威力。它將幫助客戶和員工快速準確地找到他們正在尋找的東西。因為您越容易獲取知識,就會有越多的人開始利用它來獲得更好的結果。

簡化您的入職流程

如前所述,入職是將公司的顯性知識傳達給新員工的最佳方式之一。

雖然每個經理都有自己喜歡的方法,但使用貴公司的 KMS 來改進流程是有意義的。

畢竟,您的 KMS 擁有從多年經驗中獲得的大量公司知識。雖然有許多入門工具,但在 KMS 中創建專用空間是一種非常有效的方式,可以傳授寶貴的公司知識,而無需花錢購買其他軟件。

此外,作為獎勵,新員工可以自助入職,從而騰出時間讓經理花在其他生產性任務上。

分析和改進您的方法

當您開始構建一個可訪問的、有形的公司知識存儲庫時,您需要確保您正在優化您的捕獲和傳輸流程以獲得最佳結果。

優質的 KMS 將為您提供反饋和分析,讓您可以衡量用戶如何與您不斷增長的知識庫進行交互。

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說明:使用 Helpjuice 進行知識庫分析

使用后端數據,您可以發現哪些內容提供了最大的價值,找出用戶正在搜索的內容,衡量人們消費的最熱門話題等等。

此類數據有助于為您的知識管理策略提供信息,并確保您始終改進在公司內獲取和轉移顯性知識的方式。

知識管理變得簡單

記錄和優化您公司的顯性知識將始終是一項具有挑戰性的任務。它需要正確的戰略、員工的持續承諾以及使用可靠的知識管理系統。

但如果做得好,它將使您的組織充分利用其智慧并利用它來推動真正的業務增長。畢竟,您組織中包含的知識構成了您的業務結構。

這意味著是時候開始利用它來發揮自己的優勢,而不是讓它浪費掉。

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